はじめまして、えがです。
今回は、Salesforceの外部IDを使ってインポートする方法をご紹介していきます。
SalesforceIDではなく、独自で決めた外部IDを使うことで簡単に項目を一括変更できたり、レコードを新規作成できたりと幅広い応用をすることができます。
外部IDをマスターして、Salesforceの運用に役立てていきましょう。
今回は、取引先オブジェクトの年間売上を一括更新する方法をご紹介していきます。
外部IDの作成方法
まずは取引先オブジェクトで外部IDを作成しましょう。
外部IDが使えるデータ型は、”メール”、”数値”、”テキスト”のみとなっております。
今回は、テキストを使って外部IDを作成していきます。
取引先オブジェクトで「取引先外部ID」としてテキスト項目を作成しました。
外部IDとして設定するためには、一般的なオプションの外部IDにチェックを入れましょう。また、大文字と小文字の違いを認識する場合はユニークなど重複しない設定が必要です。
重複に関しては、ご自身の環境に合わせて設定してください。
外部IDを作成することの一番の利点としては、インポートがとても楽になる点です。
SSID(SalesforceID)を使用するのもいいですが、その場合更新したいレコードをいちいち参照する必要がありますし、覚えるのも手間です。
そのため、外部IDを使用して管理をしやすくする狙いがあります。
作成が終了するとこのようなリストビューが作成できるでしょう。
今回は、取引先外部IDに沿った年間売上を一括で更新するインポート方法をご紹介していきます。
外部IDを使用したインポート方法
では、外部ID項目を作成できたところでインポート方法をご説明していきます。
各取引先に年間売上を設定する方法です。
まず、csvを作る必要があります。
それがこちら。
追加したいレコードの外部IDと年間売上を設定して、csvで保存をしてください。
保存が終了しますと、Salesforceの取引先オブジェクトのリストビュー画面のインポートボタンを押下します。
インポートボタンを押下すると、以下の画面に切り替わります。
こちらの画面から以下の操作を行ってください。
- 標準オブジェクトより”取引先と取引先責任者”を選択
- 既存のレコードの更新を押下して、”取引先の一致条件”を設定した”外部ID項目名”(私の場合、取引先外部ID)を選択。既存の取引先情報を更新を選択
- アップロードするファイルは先程作成したcsvにする。
選択が終了したら、次へボタンを押下。
すると以下の画面に切り替わります。
こちらの画面からSalesforceの項目とcsvファイルの項目の対応付けを行います。
通常は、csv上で項目を入力しているので、対応付けはなくても大丈ですが、私の場合文字化けしてしまっているので、再度対応付けを行っています。
変更ボタンを押下して、取引先外部IDと年間売上を対応付けしています。
対応付が終了すると以下の画面になります。
インポートされる項目数を確認できたら、インポート開始ボタンを押下しましょう。
成功すると、おめでとうございます。画面が出現します。OKを押しましょう！
OKを押下すると、一括データ読み込みがされ、詳細な情報を確認することができます。
成功の場合は”処理済みレコード”に成功数が記載され、状況も”完了”になっています。
では、実際に取引先のリストビューを確認してみます。
年間売上が入力されていますね！これで成功です！
まとめ
いかがだったでしょうか？
今回は、外部IDも使ったインポートの方法についてご紹介してきました。
外部IDを使うことで、レコード自体を簡単に管理できるだけでなく、インポート・データローダを使用したエクスポート時に活躍する項目です！
ぜひ積極的に作成して、より使いやすい画面構築に勤しみましょう！
最後までご覧いただきありがとうございました！
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